Correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!

Antes que nada, quiero empezar mencionando que el realizar la gestión del correo de nuestros correos corporativos con gmail no significa que tendremos acceso al servicio de G Suite que ofrece Google. En este artículo les enseñaré como sincronizar su correo corporativo con la plataforma Gmail para que puedan hacer uso de este de una forma más sencilla, no ocupar el espacio de su hosting con los correos y poder consultarlo desde cualquier dispositivo sin problema. Veamos entonces cómo gestionar nuestros correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!

Nota: Este tutorial es para todos aquellos que tengan su servicio de correos corporativos con un proveedor de hosting que tenga cPanel como plataforma de gestión del hosting, si su proveedor de hosting web maneja otra plataforma puede que este tutorial no sea de mucha utilidad.

Webmail: Plataforma por defecto para gestión de correos

Si ya han tenido la oportunidad de manejar correos corporativos, sabrán que la plataforma por defecto para el manejo de estos que ofrecen los proveedores de hosting es Webmail, la cual viene integrada con el servicio de hosting.

Sin embargo, esta plataforma puede brindar una experiencia no tan agradable por su diseño un poco convencional y al momento de consultar el correo desde el celular puede ser un dolor de cabeza realizar algunas acciones con nuestros correos corporativos.

Para dar solución a este problemática, la mayoría de proveedores de hosting ofrecemos la posibilidad de conectar cada cuenta de correo electrónico con diferentes proveedores como Gmail, Outlook, Zoho mail, entre otras. Veamos entonces cómo podemos configurar correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!

Requisitos para configurar nuestros correos corporativos con gmail

Hacemos una lista con los requerimientos para poder ejecutar esta tarea exitosamente, luego explicaremos cada uno de estos y el paso a paso.

• Dominio web
• Hosting web con cuentas de correo
• Cuenta gmail
• Datos de configuración para correos

Dominio web

Aunque parezca un poco lógico este punto, es importante mencionar que es obligatorio tener un dominio web (por ejemplo, 7am.com.co) para poder realizar esta acción. Seguramente, si están leyendo este artículo ya están seguros de tener un dominio porque ya tiene correos corporativos pero no esta de más dejar claro este primer requisito.

Hosting web con cuentas de correo

Asi como el anterior punto, es indispensable y lógico contar con un servicio de hosting, y, seguramente, ya cuentan ustedes con ese servicio de hosting puesto que ya tienen correos corporativos y los han venido manejando con la plataforma Webmail.

Solo asegúrense de dos cosas. Primero, de que su servicio de hosting incluya el servicio de correos corporativos y, segundo, que cuenten con un servicio de hosting de óptima calidad. Aquí les dejaré una recomendación en cuanto al servicio de hosting que puede ser de mucha ayuda a la hora de gestionar sus correos corporativos y sitio web. Para que un servicio de hosting les permita hacer uso de los correos corporativos y sitio web sin problemas y sin demoras asegúrense de tener lo siguiente:

• Capacidad de transferencia de datos mínimo de 50 GB al mes.
• Uptime garantizado mínimo del 99,5%
• Copias de seguridad mínimo semanales.
• Módulo antivirus y antimalware.
• Poder de CPU mínimo de 2,8 GHz.
• Memoria RAM minimo de 1 GB.
• Espacio en disco SSD (disco de estado sólido).
• Certificado de seguridad SSL para todos los dominios y subdominios.

Si cuentan con estas características dentro de su servicio de hosting o superiores no van a tener de que preocuparse, pero si tienen niveles por debajo de los aquí mencionados en su servicio de hosting, les recomiendo mejorar su servicio de hosting o cambiar de proveeedor.

Si están buscando cambiar su proveedor de hosting o están buscando uno nuevo, nos ponemos a tu disposición para brindarte el mejor de los servicio que puedas tener, pregúntanos porqué podemos ser tu mejor aliado para servicios de hosting y dominio web.

Hosting 7AM TECH

Cuenta gmail

Después de tener los requisitos básicos, ahora si, es importante mencionar que para poder manejar sus correos corporativos desde su cuenta gmail deben tener primero una cuenta con gmail.

Yo siempre recomiendo que cada vez que vayan a crear una cuenta de correo corporativo creen también una cuenta en gmail. Por ejemplo, si voy a integrar mi correo corporativo hola@7am.com.co con gmail, primero crearé una cuenta Gmail llamada hola7am@gmail.com.

Si siguen esta recomendación, no solamente trabajarán cada correo corporativo de forma independiente sino que ampliarán la capacidad de almacenamiento de cada correo corporativo a 15 GB (espacio que brinda Gmail para cada cuenta de correo electrónico gratuita).

NOTA: les recomiendo también que esta cuenta de Gmail le coloquen la misma contraseña que tiene el correo corporativo que están configurando.

Datos de configuración para correos

Por último, vamos a necesitar unos datos esenciales para poder hacer la configuración de nuestros correos corporativos.

• Nombre de usuario: Es el mismo correo corporativo.
• Contraseña: es la contraseña que ustedes asignaron al correo corporativo.
• Servidor entrante y puerto POP: (no entraré mucho en detalles sobre la definición de estos pero solo para que lo sepan es el servicio web que les permite a ustedes recibir correos).
• Servidor saliente o SMTP: (tampoco entraré mucho en detalles sobre la definición de este pero si mencionaré que es el que les permité enviar correos)

En la imagen superior se les muestro como se ve esta información desde cPanel en su servicio de hosting. Si no saben cómo llegar a esta información o de donde salen, pueden ir a otro artículo que publicamos explicando este tema VER ARTÍCULO.

Una vez tengamos todo esto claro vamos ahora sí al paso a paso para configurar nuestros correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!.

Paso a paso para configurar correos corporativos con gmail

Ahora si, veamos el paso a paso para que podamos gestionar nuestros correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!

Paso 1: Añadir dirección de inicio de sesión en Gmail.

Este paso nos permitirá ingresar desde gmail con nuestra cuenta de correo corporativo.

Vamos primero a dirigirnos a nuestra cuenta gmail con la cual vamos a configurar nuestro correo.

Una vez hayan hecho clic, los enviará al espacio de gestión de la cuenta de Google y deberán hacer clic en la opción Información personal que aparece en el menú del costado izquierdo, y una vez hagan esto, busquen la opción de correo electrónico dentro de la sección Información de contacto (les muestro en la imagen de abajo 🡣).

Ahora, vamos a bajar un poco con el mouse hasta que encontramos la sección de Correos alternativos y vamos a hacer clic en la opción que aparece de color azul que dice Añadir dirección de correo eletrónico alternativa (ver imagen de abajo 🡣).

Una vez hagan clic, les va a pedir que confirmen su cuenta de gmail, así que deberán ingresar la contraseña del correo de gmail (OJO, es la contraseña del correo gmail que crearon NO la del correo corporativo), y le dan clic en Siguiente (ver imagen de abajo 🡣).

Después de esto, les va a solicitar su dirección de correo alternativa, aquí sí vamos a ingresar nuestra cuenta de correo corporativo, en mi caso es hola@7am.com.co, una vez la ingresen, dan clic en la opción que aparece de color azul Añadir y les aparecerá un cuadro pequeño de fondo negro en la parte inferior que dice Se ha enviado un correo electrónico de verificación a hola@7am.com.co (en mi caso aparece este correo pero a ustedes les aparecerá la cuenta de correo corporativo que están configurando). (ver imágenes de abajo 🡣).

Ahora, deben ir a la plataforma de Webmail (desde donde están acostumbrados a consultar su correo corporativo) y les llegará un correo de Gmail, el cuál deben abrir y hacer clic en donde dice aquí que está resaltado de color azul (ver imagen de abajo 🡣)

Es muy probable que a hacer clic les pida que vuelvan a ingresar su contraseña de su cuenta Gmail (Recuerden que es la contraseña de la cuenta Gmail NO la del correo corporativo) y le dan clic en siguiente. Si todo salió bien, van a ver que los lleva a una pantalla como les muestro en la siguiente imagen y aparecerá un mensaje con fondo color negro en la parte inferior de la pantalla que dice Tu dirección de correo electrónico alternativa ya se ha verificado.

Si llegamos hasta este punto, ya hemos realizado el primer paso que nos permitirá ingresar a Gmail con nuestra cuenta de correo corporativa.

Paso 2: Conecta la cuenta Gmail con tu hosting

Ahora es momento de contectar nuestro correo corporativo a Gmail, este paso a veces suele asustar a muchos pero la verdad es que no hay nada que temer y no debes tener conocimientos técnicos para llevarlo a cabo.

Primero, vamos a ingresar a nuestra cuenta Gmail de nuevo y vamos a dar clic en el ícono ⚙ que aparece en la parte superior al costado derecho y cuando se desplieguen las opciones, vamos a hacer clic en el botón que dice Ver todos los ajustes que está en color azul (ver imagen abajo 🡣)

Una vez hayamos hecho eso, ahora vamos a dar clic en la opción de Cuentas e importación que aparece en el menú de opciones (ver imagen abajo 🡣) y después hacemos clic donde dice Añadir una cuenta de correo que esta de color azul (ver imagen abajo 🡣).

Se nos va a abrir una ventana emergente de color amarillo en donde nos pedirá la dirección de correo electrónico, aquí debemos ingresar nuestro correo corporativo, en mi caso voy a colocar hola@7am.com.co y le damos clic en Siguiente. (ver imagen abajo 🡣)

Nos aparecerá una información que nos pregunta cómo queremos importar los correos electrónicos, pero solo hay una opción disponible así que haremos clic en Siguiente (ver imagen abajo 🡣)

Los llevará entonces ya a la configuración de los ajustes de servidor entrante y saliente (no se asusten por los términos, esta parte es sencilla pero préstenme mucha atención).

Vamos a completar los campos con los siguientes datos:

• Nombre de usuario: Aquí deberán ingresar la cuenta de correo corporativo (para mi caso, ingresaré hola@7am.com.co).
• Contraseña: En este campo deberán ingresar la contraseña del correo corporativo que ustedes asignaron desde el hosting al momento de crear el correo corporativo. OJO es la contraseña del correo corporativo NO de la cuenta Gmail que crearon. (por eso les decía como recomendación que intentarán colocar la misma contraseña del correo corporativo a la cuenta Gmail que crearon).
  
• Servidor POP: Ahora en este punto, deberán ingresar la URL del servidor de correos salientes, normalmente en el el cPanel del hosting aparece como Servidor entrante (si no sabes de donde salen estos datos o cómo llegar a ellos, te invito a que vayas a mi otro artículo, este si es corto lo prometo, en donde te indico cómo llegar hasta los datos de servidor de correo VER ARTÍCULO). En mi caso, será mail.7am.com.co.
  
• Puerto: Aquí este punto es importante primero saber si cuentan con un certificado SSL para su dominio web, si es así, asegúrense que colocar el número de puerto POP3 (fíjense que sea este y no el otro) que aparece en la tabla con encabezado de color azul con el título que dice Secure SSL/TLS Settings (Recomendado).
  
  En caso de que no tengan un certificado de seguridad, en la parte inferior de la tabla aparece una opción en azul que dice Show Non SSL/TLS Settings (o puede estar en español también), simplemente hagan clic ahí y les mostrará una tabla con encabezado de color amarillo con título Non-SSL Settings (NOT Recommended) y tomen el puerto POP3 (ver imagen de abajo 🡣). En la mayoría de casos, si tienen certificado de seguridad SSL, el puerto será 995, y si no tienen este certificado SSL el puerto será 110.

• Otras opciones: Esta parte se las voy a decir como recomendación personal y como recomendación pero pueden marcar las opciones que más se ajusten a su necesidad.
  • Copia en servidor: la primer casilla para marcar es por si ustedes quieren que de todos los correos que lleguen quede una copia en el servidor de hosting. A mi modo de ver, creo que esto es innecesario y poco estratégico, porque nuestros correos estarían ocupando espacio en los servidores de Gmail y en nuestro hosting y si llegamos al límite del servicio contratado nuestros correos dejarán de funcionar. Por esto, mi recomendación es que dejen sin marcar esta casilla.
  • Conexión segura: la segunda casilla se refiere al certificado de seguridad, aquí es muy sencillo, si ustedes tienen certificado de seguridad SSL para su dominio marquen esta casilla como en la imagen abajo, si NO tiene este certificado entonces dejen esta casilla sin marcar.
  • Etiquetas de mensajes: si ustedes quieren crear una etiqueta en Gmail para estos correos entonces déjenla marcada. Como recomendación, les digo que dejen sin marcar esta opción porque al fin y al cabo este correo Gmail será solo para gestionar su correo corporativo.
  • Archivar mensajes: La última casilla siempre debe quedar desmarcada para que puedan recibir sin problema sus correos porque en caso contrario todos se archivarían y nunca los verían.

Con estos datos ya diligenciados ya podemos hacer clic en el botón inferior que dice Añadir cuenta.

Si todos los datos se ingresaron correctamente, nos deberá aparecer la siguiente ventana con el título que dice ✅ Se ha añadido tu cuenta de correo, esto significa que todo quedó bien. Ahora debemos asegurarnos que este marcada la opción Sí y dar clic en Siguiente.

Nos llevará a una nueva ventan donde nos pide el Nombre, aquí les recomiendo colocar el nombre de su empresa o si el correo corporativo es para un área específica de su empresa coloquen el área específica, en mi caso puntual voy a colocar el nombre de Soporte 7AM Digital. Una vez coloquen su nombre, hagan clic en el botón inferior que dice Siguiente paso. (ver imagen abajo 🡣)

Ahora les pedirán otros datos relacionados al servidor, vamos a diligenciarlos de la siguiente manera:

• Sevidor SMTP: En los datos de configuración de correo que les provee su proveedor de hosting, busquen la URL del Servidor de correo o SMTP. En la mayoría de casos será la misma que el servidor entrante.
• Nombre de usuario: Aquí van a colocar la dirección de correo corporativo que están configurando.
• Contraseña: Aquí volvemos a colocar la contraseña del correo corporativo (recuerden que es la contraseña del correo corporativo NO de la cuenta Gmail que crearon)
• Puerto: Busquen el número de puerto que está al lado de la opción SMTP (recuerden que si no tienen certificado de seguridad, busquen el número de puerto en la tabla con encabezado de color amarillo). En la mayoría de casos, si tienen certificado de seguridad SSL, el puerto será 465, y si no tienen este certificado SSL el puerto será 25.
• Conexión segura: si seleccionaron el número de puerto correcto, esta opción debería actualizarse automáticamente, pero solo para estar seguros, si tiene certificado de seguridad SSL deberá estar seleccionada la opción Conexión segura mediante SSL y, en caso contrario, deberá estar seleccionada la opción Conexión segura mediante TLS.

Una vez completados todos los datos, hagan clic en Añadir cuenta. Con esto, nos mostrará una nueva ventana en donde nos va a pedir un código de verificación. Aquí debemos hacer clic en Recibidos donde les muestro en la imagen (SIN CERRAR LA VENTANA PEQUEÑA) y abrimos los correos recibidos.

Nos deberá llegar un correo del Equipo de Gmail, con el tema Confirmación de Gmail – Enviar correos como…, deben abrir este correo.

En el correo verán muchos datos, pero solo nos fijaremos en el Código de confirmación que aparece en la segunda línea de texto, vamos a copiarlo.

Ahora vamos a volver a nuestra ventana pequeña de color amarillo en donde estabamos configurando los datos y vamos a pegar el código de confirmación de copiamos en el campo que nos pide y luego damos clic en el botón que dice Verificar.

Si por equivocación, ustedes cerraron esta ventana, en el correo que les llegó el código, hay un enlace largo de color azul, simplemente hagan clic en el enlace y listo.

Si todo sale bien, la ventana de color amarillo se cerrará, no se alarmen que todo ha salido bien. Ahora vamos a volver a la opción de configuración de Gmail, para esto buscamos nuevamente el ícono ⚙ que aparece en la parte superior al costado derecho y cuando se desplieguen las opciones, vamos a hacer clic en el botón que dice Ver todos los ajustes que está en color azul

Vamos a volver a dar clic en la opción del menú Cuentas e importación y, primero, nos aseguramos que nuestro correo corporativo haya quedado configurado en las opciones que les muestro subrayadas en azul claro en la imagen de abajo, en mi caso deberá aparecer hola@7am.com.co. Después de haber verificado esto, vamos a hacer clic en la opción de color azul que dice establecer como predeterminada al frente de nuestro correo corporativo. (ver imagen abajo 🡣)

Paso 3: Agiliza el tiempo de recepción de tus correos.

Aquí podríamos acabar nuestro tutorial Correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!, ya habremos configurado exitosamente tu correo corporativo con Gmail y puedes usarlo sin problema, pero debido a la plataforma de Gmail, esta consultará el correo cada día, semana o meses, por lo cual puede no ser tan llamativo que tengas que esperar a los tiempos de consulta de Gmail para poder ver tus correos.

Por esto, propongo este último paso, para que puedas recibir tus correos al instante en que llegan.

Primero, vamos a ir a nuestra cuenta de hosting, ingresamos con nuestro usuario y contraseña al Area de clientes de nuestro proveedor de hosting, en la mayoría de casos, una vez ingreses, vas a ver algo similar a esto que te muestro en la siguiente imagen.

Vamos a ver ligeras diferencias pero en esencia la plataforma de gestión de hosting web será similar a la que les muestro y deberán hacer clic en donde les señalo que es su producto de hosting web.

Una vez hayamos dado clic en esa parte, nos llevará a otra página en donde nos mostrará más información y estadísticas de uso de nuestro servicio de hosting y una sección de Atajos Rápidos, en esta última sección deberán hacer clic en la opción Cuentas de E-Mail que les muestro en la imagen.

Una vez hacemos clic, nos lleva a la gestión de correos desde cPanel y en esta nueva pestaña que nos abre, vamos a ver todos los correos corporativos creados, buscamos el correo que estamos configurando y debemos hacer clic en el botón que dice Administrar como les muestro en la imagen inferior.

Nos abrirá un apartado en donde podremos hacer varios ajustes al correo como cambiar la contraseña, ver los datos de configuración del correo y más, pero por ahora solo haremos clic en la opción que dice Manage Email Filters o Administrar Filtros de Correo si lo tienen en Español.

Los llevará a un apartado en donde vamos a crear un filtro para el correo electrónico, simplemente debemos ahcer clic en el botón azul que dice Crear un nuevo filtro.

Ahora, debemos ingresar algunos datos de la siguiente manera:

• En el primer campo donde dice Filtrar nombre pueden colocar cualquier nombre, yo siempre suelo colocar el nombre Reenvío a (y coloco el correo corporativo que estoy configurando).
• En el campo de Reglas, en la primer casilla seleccionable dejamos la opción A, y e la segunda casilla seleccionable dejamos la opción Contiene. En el campo de abajo, vamos a escribir nuestro correo corporativo, en mi caso, agrego hola@7am.com.co.
• En el campo de Acciones, en la casilla seleccionable vamos a escoger la opción Redirigir al correo electrónico, y en el campo que esta vació vamos a colocar el correo gmail que creamos al inicio (OJO, no es el correo corporativo sino el correo gmail que se creo al inicio de este tutorial) en mi caso es hola7am@gmail.com.

Una vez tengamos todos los campos diligenciados, simplemente vamos a hacer clic en el botón de color azul en la parte de abajo que dice Crear. (ver imagen abajo 🡣)

Si todo salió bien, van a ver que aparece una caja de texto con fondo color verde que dice Creó un filtro nuevo correctamente. Puede crear otro nuevo ahora o regresar a la lista de filtros. Esto quiere decir que finalizamos el proceso exitosamente.

Aquí finalizamos toda la configuración de nuestros correos corporativos con Gmail ¡GRATIS!, se que puede ser un poco largo con tantos pasos pero van a poder disfrutar de la comodidad de la plataforma de Gmail para gestionar sus correos corporativos, además que ampliarán la capacidad de almacenamiento de cada cuenta de correo corporativo a 15 GB.